Cara Mengurutkan Data Pada Database dalam Microsoft Excel

Cara Mengurutkan Data Pada Database dalam Microsoft Excel

Mengurutkan data pada Database

Data dalam sebuah basis data/database yang telah dibuat, dapat diurutkan sesuai kebutuhan. contoh, sebuah database pelanggan memiliki judul atau nama field, nama pelanggan, alamat, kota, telepon dan saldo piutang. anda dapat mengurutkan data berdasarkan field tersebut, misalnya berdasarkan kota yang dimulai dari abjad A-Z atau dari abjad Z-A. untuk mengurutkan data pada suatu database gunakan tombbol berikut ini.

studi kasus 1:  berdasarkan database dalam sheet KASKUS1, anda diminta mengurutkan data urutan kota yang dimulai dari abjad atau huruf A-Z.

prosedur penyelesaian studi kasus sebagai berikut:

1. pilih dan klik tab sheet KAKUS1, tempatkan penunjuk sel pada area database dengan nama kolom (nama field) KOTA atau sel yang berbatasan langsung dengan nama field tersebut.
2. klik tombol sort A to Z  yang terdapat dalam group sort & filter. hasil pengurutan data ditampilkan seperti diperlihatkan pada gambar berikut.

  studi kasus 2: berdasarkan database dalam sheet KASKUS2, anda diminta mengurutkan data urutan saldo yang dimulai dari nilai yang terbesar.

prosedur penyelesaian studi kasus sebagai berikut:

1. pilih dan klik tab sheet KASKUS2, tempatkan penunjuk sel pada area database dengan nama kolom (nama field) SALDO PIUTANG atau sel yang berbatasan langsung dengan dengan nama field tersebut.
2. klik tombol sort z to A yang terdapat dalam group sort & filter. hasil pengurutan data ditampilkan seperti diperlihatkan pada gambar berikut.

melalui dua pembahasan studi kasus, dapat diambil kesimpulan, fungsi tombol sort to A to Z (menaik) atau sort Z to A (menurun) digunakan untuk mengurutkan data dengan beberapa kriteria atau nama field tertentu. jika anda akan mengurutkan data dengan beberapa kriteria atau berdasarkan beberapa nama field tertentu, gunakan tombol sort. perhatikan penjelasan melalui studi kasus berikut ini.

studi kasus 3: berdasarkan database dalam sheet KASKUS3, anda diminta mengurutkan data kota pelanggan (menaik) dan saldo piutang yang dimulai dari yang terkecil.

prosedur penyelesaian studi kaskus sebagai berikut:

1. pilih da klik tab sheet KASKUS3, tempatkan penunjuk sel pada area database atau sel yang berbatasan lansung dengan database tersebut.
2. klik tombol sort yang terdapat dalam group sort & filter. kotak dialog sort ditampilkan. lihat gambar berikut

• pada bagian colomn field sort by, klik drop-down dan pilih nama field KOTA , selanjutnya tentukan ketentuan yang berlaku untuk pengurutan data pada bagian sort on dan order.

• klik tombol add level  untuk menambahkan persyaratan atau kriteria lain, dalam hal ini piutang . pada field then by pilih SALDO PIUTANG , selanjutnya tentukan ketentuan yang berlaku untuk pengurutan data pada bagian sort on dan order.

• klik tombol perintah ok. perhatikan hasil pengurutan melalui gambar di atas.

anda perhatikan tampilan pada jendela sort. selain tombol add level juga terdapat tombol delete level yang berfungsi untuk menghapus kriteria. tombol lain adalah copy level untuk menyalin kriteria yang telah dibuat sebelumnya dan options untuk mengurutkan data dengan pilihan tertentu. kriteria yang telah ditetapkan ditentukan berdasarkan urutan sort by dan then by. untuk mengubah posisi pengurutan, gumnakan tombol move up atau move down yang terdapat dalam jendela sort tertentu.

sekian bagi kawan baekku semua semoga bermanfaat bagi kita semua.